So läuft es ab
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PDF öffnen
Ziehen Sie genau eine Rechnungs-PDF ins Fenster oder wählen Sie „PDF öffnen“. Mit „Beispiel öffnen“ probieren Sie den Ablauf mit einer mitgelieferten Musterrechnung aus.
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Angaben prüfen
Drop-E prüft zuerst, ob die PDF schon eine gültige E-Rechnung im Profil EN 16931 ist. Dann ist nichts zu tun, und die App zeigt nur das Prüfergebnis. Sonst liest sie den Text aus der PDF. Bei gescannten Seiten nutzt sie die Texterkennung von macOS, bis zu zwölf Seiten pro PDF. Links sehen Sie die Rechnung, rechts die erkannten Angaben. Vergleichen Sie vor allem Nummern und Beträge und ergänzen Sie fehlende Felder.
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Abgleichen und sichern
Prüfen Sie Positionen, Nettopreise, Steuersatz und Gesamtbetrag. Bestätigen Sie den Abgleich mit der PDF und klicken Sie auf „E-Rechnung sichern“. Drop-E legt eine neue Datei am gewählten Ort ab, Ihre Original-PDF bleibt unverändert.
Was am Ende herauskommt
Eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteter Rechnungs-XML im Profil EN 16931 von ZUGFeRD/Factur-X. Menschen öffnen sie wie jede PDF. Buchhaltungsprogramme lesen die XML direkt aus. Diese hybride Form ist in Deutschland als E-Rechnung zulässig.[1][2]
Das sichtbare Layout und die Seitengrößen bleiben erhalten. Damit die Datei die Anforderungen an PDF/A-3 erfüllt, baut Drop-E die Seiten technisch neu auf. Dabei gehen vorhandene Textobjekte, Links und digitale Signaturen verloren: Text lässt sich in der neuen Datei nicht mehr markieren oder durchsuchen. Prüfen Sie das fertige Dokument vor dem Versand.
Positionen und Sammelposition
Einzelne Rechnungspositionen übernimmt Drop-E nur, wenn es die Tabelle in der PDF eindeutig erkennt und die Summen aufgehen. Sonst steht dort eine Sammelposition mit dem Gesamtbetrag. Die können Sie anpassen oder mit „Position hinzufügen“ aufteilen. Ein Rabatt auf die ganze Rechnung wird ebenfalls als Sammelposition übernommen.
Achten Sie darauf, dass die Bezeichnung jeder Position, auch einer Sammelposition, erkennen lässt, was Sie geliefert oder geleistet haben. In einer E-Rechnung muss die Leistungsbeschreibung in den Daten selbst so genau sein, dass Art, Umfang und Inhalt der Leistung eindeutig erkennbar sind.[3]
Ihre Absenderdaten
Nach dem ersten Sichern merkt sich Drop-E Ihre Absenderdaten mit Steuernummer und IBAN, gespeichert auf diesem Mac. Bleibt der Aussteller bei der nächsten Rechnung leer, setzt „Gespeicherten Absender einsetzen“ ihn vollständig ein. Erkennt Drop-E Ihren Namen, aber zum Beispiel nicht die Steuernummer, füllt „Fehlende Angaben aus gespeichertem Absender ergänzen“ nur die leeren Felder.
Wofür Drop-E gemacht ist und wofür nicht
| Unterstützt | Nicht unterstützt |
|---|---|
| Rechnungen in Euro | Andere Währungen |
| Ein Umsatzsteuersatz pro Rechnung: 7 % oder 19 % | Mehrere Steuersätze auf einer Rechnung, Rechnungen ohne Umsatzsteuer |
| Normale Rechnungen über Lieferungen und Leistungen | Anzahlungsrechnungen und Gutschriften |
| Rabatt auf die ganze Rechnung, übernommen als Sammelposition | Automatische Korrektur fehlerhafter Rechnungsangaben |
| Gescannte PDFs mit bis zu zwölf Seiten | Gescannte PDFs mit mehr als zwölf Seiten |
Drop-E erzeugt das Format. Ob die Rechnung inhaltlich stimmt, also Beträge, Steuersatz und Pflichtangaben, entscheiden Sie mit Ihrer Bestätigung. Deshalb zeigt die App Rechnung und Daten nebeneinander.
Datenschutz
Drop-E verarbeitet Ihre Rechnungen ausschließlich auf Ihrem Mac. Es gibt kein Konto, keine Cloud und kein Tracking. Nur wenn Sie im Info-Fenster freiwillig Feedback absenden, wird diese Nachricht an mich übertragen, ohne Rechnungsdaten. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung der App.
Und wenn Sie eine E-Rechnung nur prüfen wollen?
Dafür gibt es Drop-E Check, kostenlos. Es prüft ZUGFeRD-Rechnungen im Profil EN 16931, die Sie bekommen oder selbst erstellt haben.