Rechtslage in Deutschland
Die Pflicht kommt in Stufen. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon heute, ausstellen spätestens für Leistungen ab 2028.
Die Pflicht zur E-Rechnung gilt für Rechnungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, wenn beide im Inland ansässig sind.[1] Ist einer der beiden nicht im Inland ansässig, besteht keine Pflicht.[2] Rechnungen an Privatleute fallen ebenfalls nicht darunter.[3] Auch Unternehmen ohne Vorsteuerabzug, etwa Vermieter von Wohnungen, bekommen E-Rechnungen und müssen sie empfangen können.[3]
Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können, ohne Übergangsfrist.[2]
Für Leistungen aus 2025 und 2026 darf jeder noch eine Papierrechnung oder, mit Zustimmung des Empfängers, eine PDF schicken, wenn er sie bis 31. Dezember 2026 übermittelt.[4]
Für Leistungen aus 2027 dürfen nur noch Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026 sonstige Rechnungen schicken, bis 31. Dezember 2027.[4]
Für Leistungen ab 2028 gibt es keine Übergangsregel mehr. Es bleiben nur die Ausnahmen weiter unten.[4][6]
Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach. Es muss kein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen sein.[2] Zwischen inländischen Unternehmen braucht der Absender für eine E-Rechnung keine Zustimmung des Empfängers.[1] Das gilt auch, wenn Sie Kleinunternehmer sind: Auch Sie müssen E-Rechnungen empfangen können.[3]
Wer eine E-Rechnung ablehnt oder nicht empfangen kann, hat keinen Anspruch auf eine andere Rechnungsform. Der Absender hat seine Pflicht erfüllt, wenn er nachweislich versucht hat, die E-Rechnung zu übermitteln.[2]
Für Leistungen aus diesen beiden Jahren darf jeder Unternehmer statt einer E-Rechnung noch eine sonstige Rechnung schicken, wenn er sie bis 31. Dezember 2026 übermittelt. Papier ist dabei immer erlaubt, eine PDF oder ein anderes elektronisches Format nur mit Zustimmung des Empfängers.[4] Diese Zustimmung braucht keine bestimmte Form. Sie kann zum Beispiel in den Geschäftsbedingungen stehen oder sich daraus ergeben, dass beide Seiten es so handhaben.[2]
Achten Sie auf den Jahreswechsel: Die Regel für 2025 und 2026 verlangt, dass die Rechnung bis 31. Dezember 2026 übermittelt wird. Wer eine Leistung aus 2026 erst im Januar 2027 abrechnen will, klärt die Rechnungsform am besten vorher mit seiner Steuerberatung.[4]
Für Leistungen aus 2027 dürfen Unternehmer, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betrug, bis 31. Dezember 2027 noch sonstige Rechnungen schicken: Papier immer, eine PDF mit Zustimmung des Empfängers.[4] Für Leistungen des Jahres 2027 ist das Vorjahr 2026.[2] Maßgeblich ist der Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Abs. 2 UStG.[5]
Ein bestehendes EDI-Verfahren, das keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist, darf mit Zustimmung des Empfängers für Leistungen bis Ende 2027 weiter genutzt werden, unabhängig vom Umsatz.[4]
Für Leistungen ab dem 1. Januar 2028 müssen alle inländischen Unternehmer an andere inländische Unternehmer E-Rechnungen ausstellen, soweit keine der folgenden Ausnahmen greift.[4][6]
| Fall | Was gilt |
|---|---|
| Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro | Dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden.[7] Es zählt allein der Gesamtbetrag der Rechnung.[2] |
| Fahrausweise | Dürfen immer als sonstige Rechnung übermittelt werden.[8] |
| Kleinunternehmer nach § 19 UStG | Kleinunternehmer ist, wessen Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet.[5] Wer die Kleinunternehmerregelung anwendet, also Rechnungen ohne Umsatzsteuer schreibt, muss keine E-Rechnungen ausstellen.[9][3] Wer auf die Regelung verzichtet hat und Umsatzsteuer berechnet, fällt unter die normale Pflicht.[5] |
| Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG | Etwa viele Finanzdienstleistungen oder Wohnungsvermietung: keine Rechnungspflicht und damit keine E-Rechnungspflicht.[1] Wer auf die Steuerbefreiung verzichtet und Umsatzsteuer berechnet, zum Beispiel bei gewerblicher Vermietung mit Option, fällt wieder unter die Pflicht. Dasselbe gilt, wenn steuerpflichtige Leistungen auf derselben Rechnung stehen.[3] |
Bei Kleinbeträgen, Fahrausweisen und Rechnungen von Kleinunternehmern ist eine E-Rechnung an inländische Unternehmen trotzdem ohne Zustimmung möglich. Für eine PDF braucht es dagegen die Zustimmung des Empfängers, die auch stillschweigend erfolgen kann.[3]
Umgekehrt gilt: Wer an einen Kleinunternehmer leistet, muss nach Ablauf der Übergangsregeln eine E-Rechnung ausstellen.[3]
Rechnungen an öffentliche Auftraggeber sind ein eigenes Thema. Unabhängig vom Umsatzsteuerrecht müssen Lieferanten des Bundes seit dem 27. November 2020 elektronisch abrechnen, auf Grundlage der E-Rechnungsverordnung des Bundes.[10][11] Ausgenommen sind dort unter anderem Direktaufträge bis 1.000 Euro.[11] Die Bundesländer regeln die E-Rechnung an ihre Behörden selbst, die Anforderungen können deutlich abweichen.[12] Welche Formate und Portale Behörden erwarten, steht unter Formate.
Ausgangs- und Eingangsrechnungen sind acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.[13] Auch nach der Abgabenordnung gilt für Buchungsbelege eine Frist von acht Jahren. Sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine noch offene Steuerfestsetzung von Bedeutung sind.[14]
Bei einer E-Rechnung ist zumindest der strukturierte Teil unverändert im Originalformat aufzubewahren, und zwar grundsätzlich in dem Format, in dem die Rechnung empfangen wurde.[3][3] Am einfachsten heben Sie die empfangene Datei vollständig und unverändert auf. Die Finanzverwaltung muss den strukturierten Teil maschinell auswerten können.[3]
Wer zur E-Rechnung verpflichtet ist und trotzdem eine sonstige Rechnung schickt, stellt keine ordnungsgemäße Rechnung aus. Der Kunde kann daraus zunächst keine Vorsteuer abziehen.[2] Die Finanzverwaltung kann den Abzug trotzdem zulassen, wenn die PDF inhaltlich richtig und vollständig ist und sie alle Angaben prüfen kann. Und sie beanstandet ihn nicht, wenn der Kunde davon ausgehen durfte, dass der Aussteller noch eine Übergangsregel nutzen darf.[2] Sicher ist der Abzug erst mit einer E-Rechnung. Der Fehler lässt sich heilen: Eine nachträglich ausgestellte E-Rechnung, die eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nimmt, berichtigt sie rückwirkend.[2]
Eine Ordnungswidrigkeit ist eine sonstige Rechnung statt einer Pflicht-E-Rechnung nicht.[10] Ihr Kunde kann eine ordnungsgemäße Rechnung aber verlangen.[2]
Das Bundesfinanzministerium hat am 15. Oktober 2026 ein drittes Schreiben zur E-Rechnung veröffentlicht. Die gesetzlichen Fristen aus § 27 Abs. 38 UStG ändert es nicht.[10] Es enthält aber einige Erleichterungen, etwa für Anzahlungen (siehe oben), für Endrechnungen nach Anzahlungen bis Mitte 2030 und für Rechnungen, die von Bruttopreisen ausgehen, bis Ende 2027.[10] Für kleine Unternehmen wichtig: Die Leistungsbeschreibung muss in den Daten der E-Rechnung so genau sein, dass Art, Umfang und Inhalt der Leistung eindeutig erkennbar sind.[10] E-Rechnungen, die bis 31. Dezember 2026 ausgestellt werden und den früheren Schreiben entsprechen, aber noch nicht den neuen Vorgaben, werden nicht beanstandet.[10] Die Finanzverwaltung kündigt an, die Regeln später an ein geplantes Meldesystem anzupassen.[10]
