Die ersten vier Fragen stammen aus dem Test der Apps. Die übrigen kommen immer wieder, wenn es um die E-Rechnungspflicht geht.
Zu den Apps
Müsste die E-Rechnung nicht ein anderes Format als PDF haben?
Nicht unbedingt. Eine E-Rechnung muss strukturierte Daten enthalten, die ein Programm lesen kann. Dafür gibt es zwei Wege: eine reine XML-Datei, zum Beispiel eine XRechnung, oder eine hybride Rechnung nach ZUGFeRD/Factur-X.
Drop-E erstellt die hybride Form. Das ist eine PDF/A-3-Datei, in der die Rechnungsdaten zusätzlich als XML stecken. Menschen lesen die PDF wie gewohnt, Buchhaltungsprogramme lesen die XML. Im Profil EN 16931 gilt diese Datei in Deutschland als E-Rechnung. Maßgeblich sind dabei die XML-Daten, nicht das Bild der PDF.
Manche öffentlichen Auftraggeber verlangen dagegen eine reine XRechnung ohne PDF. Mehr dazu unter Formate.[1][2]
Was bedeutet der Hinweis PEPPOL-EN16931-R008?
Die Regel PEPPOL-EN16931-R008 gehört zu den Prüfregeln des ZUGFeRD/Factur-X-Standards und meldet leere XML-Elemente. Der Standard selbst stuft sie als Warnung ein, nicht als Fehler, und so zeigt Drop-E Check sie an.
Meist betrifft sie den Lieferblock der XML: Steht auf der Rechnung statt eines einzelnen Leistungsdatums ein Leistungszeitraum, bleibt dieser Block leer. Auch eine Musterrechnung des FeRD ist so aufgebaut. Die technische Prüfung gilt damit als bestanden, eine Änderung ist nicht nötig.[3]
Wie trage ich meine Steuernummer dauerhaft ein?
Tragen Sie Steuernummer und IBAN einmal ein und sichern Sie die Rechnung. Danach merkt sich Drop-E Ihre Absenderdaten auf diesem Mac.
Bei der nächsten Rechnung haben Sie zwei Möglichkeiten. Bleibt der Aussteller leer, setzt „Gespeicherten Absender einsetzen“ alle Angaben ein. Erkennt Drop-E Ihren Namen, aber nicht die Steuernummer, ergänzt „Fehlende Angaben aus gespeichertem Absender ergänzen“ nur die leeren Felder. Was schon ausgefüllt ist, bleibt unverändert.
Warum muss ich Positionen manchmal selbst übertragen?
Drop-E übernimmt einzelne Positionen nur, wenn es die Tabelle in der PDF eindeutig erkennt und die Summen aufgehen. So landen keine falsch zugeordneten Beträge in der E-Rechnung.
Klappt das nicht, steht dort eine Sammelposition mit dem Gesamtbetrag. Die passen Sie an oder teilen sie mit „Position hinzufügen“ auf. Achten Sie dabei auf die Bezeichnung: In einer E-Rechnung muss die Leistungsbeschreibung in den Daten so genau sein, dass Art, Umfang und Inhalt der Leistung eindeutig erkennbar sind.[4]
Kann ich den Text der fertigen PDF noch markieren?
Nein. Damit die Datei die Anforderungen an PDF/A-3 erfüllt, baut Drop-E die Seiten technisch neu auf. Das Layout bleibt gleich, aber Textauswahl, Links und digitale Signaturen der Ausgangs-PDF gehen verloren. Die Rechnungsdaten selbst stecken vollständig in der eingebetteten XML.
Brauche ich Drop-E, wenn mein Rechnungsprogramm schon E-Rechnungen erzeugt?
Nein. Drop-E ist für alle, deren Rechnungen als PDF entstehen, zum Beispiel aus Word, Pages oder einem älteren Programm. Mit Drop-E Check können Sie aber prüfen, ob die E-Rechnungen Ihres Programms technisch in Ordnung sind, sofern es ZUGFeRD im Profil EN 16931 erzeugt.
Zur E-Rechnungspflicht
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die E-Rechnungspflicht betrifft nur Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind. Eine E-Rechnung an Privatleute ist nur mit deren Zustimmung zulässig.[1][2]
Was brauche ich, um E-Rechnungen zu empfangen?
Ein E-Mail-Postfach genügt. Es muss kein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen sein. Ihre Lieferanten brauchen für eine E-Rechnung Ihre Zustimmung nicht. Heben Sie empfangene E-Rechnungen so auf, wie sie gekommen sind, zumindest den XML-Teil unverändert.[2][1][5]
Ich bin Kleinunternehmer. Was muss ich tun?
Solange Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden und keine Umsatzsteuer ausweisen, müssen Sie keine E-Rechnungen ausstellen. Ihre Rechnungen dürfen weiter auf Papier oder als PDF kommen; für eine PDF braucht es die Zustimmung des Empfängers, die auch stillschweigend erfolgen kann. Haben Sie auf die Regelung verzichtet, gilt für Sie der normale Zeitplan. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen in jedem Fall, wie alle Unternehmen.
Drop-E ist für Rechnungen mit 7 % oder 19 % Umsatzsteuer gebaut. Rechnungen von Kleinunternehmern ohne ausgewiesene Umsatzsteuer unterstützt es nicht.[6][7][5]
Muss ich Peppol nutzen?
Zwischen Unternehmen nicht. Das Umsatzsteuerrecht schreibt keinen Übertragungsweg vor, die E-Mail ist ein zulässiger Weg. Peppol ist einer von mehreren Wegen, etwa für Rechnungen an den Bund über die OZG-RE. Mehr dazu unter Formate.[2][8]
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil unverändert im Originalformat erhalten bleiben. Das gilt für Rechnungen, die Sie schreiben, und für solche, die Sie bekommen.[9][5]
Was passiert, wenn ich trotz Pflicht eine gewöhnliche PDF schicke?
Dann ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß, und Ihr Kunde kann daraus zunächst keine Vorsteuer abziehen. Die Finanzverwaltung kann den Abzug trotzdem zulassen, wenn die PDF inhaltlich richtig und vollständig ist und sie alle Angaben prüfen kann. Und sie beanstandet ihn nicht, wenn der Kunde davon ausgehen durfte, dass Sie noch eine Übergangsregel nutzen dürfen. Sicher ist der Abzug erst mit einer E-Rechnung.
Ihr Kunde kann eine ordnungsgemäße Rechnung von Ihnen verlangen. Eine nachträglich ausgestellte E-Rechnung, die eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nimmt, berichtigt sie rückwirkend. Eine Ordnungswidrigkeit ist die PDF nicht.[2][4]
