Daten statt Bild
Das Umsatzsteuergesetz unterscheidet seit dem 1. Januar 2025 zwei Arten von Rechnungen. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.[1] Alle anderen Rechnungen, auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format, heißen im Gesetz sonstige Rechnung.[1]
Das strukturierte Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen. Aussteller und Empfänger dürfen auch ein anderes Format vereinbaren, wenn sich daraus alle nötigen Angaben richtig und vollständig in ein normgerechtes Format übertragen lassen.[1] Diese Norm ist die europäische Normenreihe EN 16931.[2]
Eine E-Rechnung nach EN 16931 ist im Kern eine XML-Datei. Sie ist für Programme gedacht. Für Menschen wird sie erst mit einem Anzeigeprogramm lesbar.[2]
Warum eine PDF per E-Mail keine E-Rechnung ist
Eine PDF, die Sie aus Word oder Pages exportieren, zeigt die Rechnung nur als Seite an. Ein Programm müsste die Angaben erst wieder heraussuchen. Deshalb ist eine gewöhnliche PDF ohne eingebettete Rechnungsdaten keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Dasselbe gilt für ein Foto, einen Scan oder Rechnungsangaben im Text einer E-Mail.[2][3]
| Rechnungsform | E-Rechnung? | Warum |
|---|---|---|
| Papierrechnung | Nein | Sonstige Rechnung. |
| PDF ohne eingebettete Rechnungsdaten, etwa aus Word oder Pages | Nein | Nur ein Bild der Rechnung. Ob ein Rechnungsprogramm Daten einbettet, zeigt Drop-E Check. |
| XRechnung (reine XML-Datei) | Ja | Strukturiertes Format nach EN 16931. |
| ZUGFeRD/Factur-X ab Profil BASIC | Ja | PDF mit eingebetteter XML nach EN 16931. |
| ZUGFeRD in den Profilen MINIMUM oder BASIC WL | Nein | Enthält nicht alle Rechnungsangaben. |
XRechnung erfüllt die gesetzlichen Anforderungen.[2] ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ebenfalls, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC WL.[2] Einzelheiten zu Formaten und Profilen stehen unter Formate.
Die hybride Rechnung: PDF mit Daten
Für viele kleine Unternehmen ist die hybride Form der einfachste Weg. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF/A-3-Datei, in der die Rechnungsdaten zusätzlich als XML eingebettet sind. Menschen öffnen sie wie jede PDF, Programme lesen die XML.[2]
Maßgeblich sind dabei die XML-Daten. Weichen PDF-Ansicht und XML voneinander ab, gilt die XML.[2][3] Den Vorsteuerabzug kann Ihr Kunde nur aus dem XML-Teil vornehmen.[2] Wer eine hybride Rechnung erstellt, muss außerdem auf den sichtbaren Teil achten: Weichen dort Pflichtangaben von den Daten ab, zum Beispiel ein anderer Steuerbetrag, kann der sichtbare Teil als zweite Rechnung gelten, und der Aussteller schuldet die dort ausgewiesene Steuer womöglich zusätzlich. Kleine technische Abweichungen wie Rundungsdifferenzen sind unschädlich.[2] Prüfen Sie deshalb vor dem Versand, ob PDF und Daten übereinstimmen. Dafür zeigt Drop-E beides nebeneinander.
Alle Pflichtangaben gehören in die Daten
Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil der E-Rechnung stehen. Ein Verweis auf eine Anlage oder ein Link genügt nicht.[3] Zum Beispiel:
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers stehen in den Daten.[3]
- Das Leistungsdatum steht im dafür vorgesehenen Datenfeld. Ein Satz wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ genügt nur bei sonstigen Rechnungen.[3]
- Die Leistungsbeschreibung in den Daten lässt Art, Umfang und Inhalt der Leistung eindeutig erkennen. Jedes Detail ist nicht nötig, Ergänzendes darf als eingebetteter Anhang mitkommen.[4]
Ein für Menschen lesbares Dokument ist bei einer E-Rechnung nicht vorgeschrieben, aber erlaubt.[2]
Formatfehler und Geschäftsregelfehler
Ob eine Datei technisch eine E-Rechnung ist, prüft eine Validierungsanwendung.[3] Dabei unterscheidet die Finanzverwaltung zwei Arten von Fehlern:
- Formatfehler: Die Datei entspricht nicht der vorgeschriebenen Syntax. Dann ist sie keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.[3]
- Geschäftsregelfehler: Die Datei ist technisch korrekt aufgebaut, aber Angaben fehlen oder passen rechnerisch nicht zusammen. Steuerlich bleibt sie grundsätzlich eine E-Rechnung; steuerlich zum Problem wird so ein Fehler nur, wenn er eine Pflichtangabe betrifft.[3][4] Technisch gilt die Datei aber als nicht normgerecht, und der Empfänger oder ein Portal kann sie zurückweisen.[4] Deshalb sollten auch solche Fehler vor dem Versand behoben werden.
Eine bestandene technische Prüfung heißt nicht, dass die Rechnung inhaltlich stimmt. Ein falscher Steuersatz fällt bei der Prüfung womöglich nicht auf und ist trotzdem ein Fehler.[3] Drop-E Check prüft die technische Seite und sagt deutlich, was es nicht prüfen kann.
Weiter
Ab wann Sie E-Rechnungen ausstellen müssen und welche Ausnahmen gelten, steht unter Pflicht und Fristen.