Wie E-Rechnungen übertragen werden
Das Umsatzsteuerrecht schreibt keinen Übertragungsweg vor. Möglich sind zum Beispiel E-Mail, ein Download-Portal oder eine technische Schnittstelle; Aussteller und Empfänger einigen sich.[1] Zwischen Unternehmen ist das Netzwerk Peppol deshalb nicht vorgeschrieben, die E-Mail ist ein zulässiger Weg.[1][7]
Sie dürfen E-Rechnungen auch von einem Dienstleister erstellen oder versenden lassen, bleiben aber selbst dafür verantwortlich, dass die Vorgaben eingehalten werden.[1]
Was Behörden erwarten
Gegenüber dem Bund ist grundsätzlich XRechnung zu verwenden. Ein anderer Standard ist erlaubt, wenn er der europäischen Norm entspricht.[8] Als Beispiel nennt der Bund ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG.[9] Eine ZUGFeRD-Rechnung im Profil EN 16931, wie Drop-E sie erzeugt, ist dafür nicht gedacht.[9]
Rechnungen an den Bund werden über ein Verwaltungsportal eingereicht, für das man sich vorher registriert. Das Portal prüft die Rechnung automatisch und lehnt formal fehlerhafte Rechnungen ab.[8] Dieses Portal ist heute die OZG-RE; die frühere zweite Plattform ZRE wurde 2025 darauf überführt und abgeschaltet.[10] Über die OZG-RE können Sie per Peppol, per E-Mail, per Upload oder über ein Webformular einreichen. Registrierung und Nutzung sind für Rechnungssteller kostenlos.[11][9]
Eine E-Rechnung an den Bund braucht zusätzlich zu den steuerlichen Angaben unter anderem eine Leitweg-ID, die Bankverbindung, die Zahlungsbedingungen und eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers. Die Leitweg-ID teilt der Auftraggeber mit.[8][9] Zwischen Unternehmen brauchen Sie keine Leitweg-ID; ein leeres Feld „Buyer reference“ ist steuerlich unbeachtlich.[6][7]
Gelten Umsatzsteuerrecht und Behördenvorgaben nebeneinander und unterscheiden sie sich, ist die strengere Vorschrift einzuhalten.[12] Die Bundesländer regeln die E-Rechnung an ihre Behörden selbst. Eine Übersicht bietet e-rechnung-bund.de.[13]